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La Régie Immobilière Fiducia vous éclaire sur les démarches

RIFSyndicComment changer de syndic ?

Comme beaucoup de copropriétés, votre immeuble est géré par un syndic professionnel désigné par l’ensemble des copropriétaires lors d’une assemblée générale. Mandataire du syndicat des copropriétaires, votre syndic a la charge d’administrer votre immeuble, de pourvoir à sa conservation, de faire respecter le règlement de copropriété, d’exécuter les décisions de l’assemblée générale, et de représenter votre syndicat.

Mais voilà, vous n’êtes plus satisfait des services de votre syndic de copropriété, votre assemblée générale approche avec le renouvellement du contrat de syndic ? Comment changer de syndic en respectant la bonne procédure et le bon tempo ? C’est possible dès lors que vous suivez certaines règles. La Régie Immobilière Fiducia vous explique les procédures à suivre, les démarches à favoriser pour la réussite de votre projet ainsi que le déroulement de la passation entre l’ancien et le nouveau syndic.

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    I – Vous souhaitez vous séparer de votre syndic

    Vérifiez l’adhésion de la majorité avec le conseil syndical

    Avant toutes actions ou démarches spé­ci­fiques, assu­rez-vous dans un pre­mier temps que la majo­rité des copro­prié­taires est en phase avec cet objec­tif. Véri­fiez que cette majo­rité est en effet dési­reuse d’un chan­ge­ment de man­da­taire pour la ges­tion de votre immeuble et sou­haite lan­cer une consul­ta­tion auprès de dif­fé­rents syn­dics.
    Pour cela rien de plus simple, il vous suf­fit d’opé­rer un rapide son­dage. Et bien entendu, si vous consta­tez que cette déci­sion est par­ta­gée par le plus grand nombre et répond à un besoin col­lec­tif, il est temps de pré­pa­rer le chan­ge­ment.

    Préparez le changement de syndic bien en amont de l’assemblée générale

    Vous sou­hai­tez bien entendu col­la­bo­rer avec un nou­veau syn­dic de copro­priété qui soit à l’écoute de vos besoins, qui prenne en compte votre contexte et réponde au cahier des charges finan­cier que vous avez déter­miné en amont.
    Contac­tez plu­sieurs syn­dics de copro­priété et com­pa­rez leurs pro­po­si­tions tari­faires, au regard des pres­ta­tions pro­po­sées. Pour un com­pa­ra­tif juste et per­ti­nent, pre­nez en compte plu­sieurs cri­tères :

    • Le sérieux. N’hé­si­tez pas à mener votre petite enquête et à vous ren­sei­gner auprès des copro­prié­tés gérées par le syn­dic en ques­tion. Le taux de satis­fac­tion des copro­prié­taires déjà gérés par le syn­dic sélec­tionné est une don­née tout à fait signi­fi­ca­tive et éclai­rante. Soyez atten­tif aux nombre d’im­meubles que ce syn­dic a en man­dat. En effet s’il s’oc­cupe de nom­breux immeubles, il risque poten­tiel­le­ment d’être moins dis­po­nible.
    • Les pres­ta­tions. Véri­fiez l’éten­due des pres­ta­tions pro­po­sées dans le nou­veau contrat et que le contrat pro­posé cor­res­pond au contrat cadre.
    • Les hono­raires. Ils sont libres, c’est pour­quoi il vous est conseillé pru­dence et vigi­lance sur le mon­tant des hono­raires annexes. Votre atten­tion ne doit en effet pas se por­ter uni­que­ment sur les hono­raires de ges­tion cou­rante.

    Si votre syndic ne convoque pas d’assemblée, il existe des solutions pour le contraindre à ses obligations.

    Optez pour une seule proposition

    Le conseil syn­di­cal a retenu plu­sieurs pro­po­si­tions, il est alors pré­fé­rable de vous mettre en accord sur une seule pro­po­si­tion à por­ter à l’ordre du jour de la pro­chaine assem­blée géné­rale. En évi­tant une divi­sion des voix entre les dif­fé­rentes pro­po­si­tions sou­mises, vous écar­tez la pos­si­bi­lité de vous retrou­ver, In Fine, sans syn­dic car aucune des pro­po­si­tions n’aura atteint la majo­rité requise.

    Transmettez à votre syndic actuel la proposition retenue, en respectant les bons délais

    Vous avez choisi, votre pro­po­si­tion doit alors être envoyée à votre syn­dic de copro­priété actuel, par lettre recom­man­dée avec accusé de récep­tion, avant l’en­voi des convo­ca­tions d’as­sem­blée géné­rale. Votre cour­rier doit éga­le­ment pro­po­ser de tenir l’as­sem­blée géné­rale dans un lieu neutre, en dehors des locaux du syn­dic mis en concur­rence.

    Dans celui-ci, veillez à deman­der à ce que cette pro­po­si­tion soit por­tée à l’ordre du jour. Si besoin, le nou­veau syn­dic concerné peut vous aider et vous accom­pa­gner dans cette démarche.

    Votre pro­po­si­tion doit être récep­tion­née par le syn­dic avant l’en­voi de votre convo­ca­tion d’as­sem­blée géné­rale. Il est donc très impor­tant d’être par­ti­cu­liè­re­ment vigi­lant sur le tempo à res­pec­ter dans cette pro­cé­dure. Évi­tez par ailleurs d’in­for­mer votre syn­dic actuel sur votre pro­jet et votre sou­hait de chan­ge­ment. Il pour­rait être tenté de convo­quer très rapi­de­ment l’as­sem­blée géné­rale, afin qu’il n’y ait pas de concur­rent à l’ordre du jour pour cette année.

    Vous rece­vez ensuite la convo­ca­tion à l’ordre du jour avec les points habi­tuels dont le renou­vel­le­ment du man­dat de votre syn­dic actuel, accom­pa­gné de la pro­po­si­tion d’un nou­veau syn­dic. Bien entendu, le contrat de ce der­nier doit être joint à cet ordre du jour.

    Pas de division lors de l’assemblée générale

    Afin d’ob­te­nir l’élec­tion d’un nou­veau syn­dic de copro­priété, la pro­po­si­tion sou­mise lors de l’as­sem­blée géné­rale doit néces­sai­re­ment obte­nir la majo­rité des voix de tous les copro­prié­taires (article 25 de la loi du 10 juillet 1965).
    Si tou­te­fois la majo­rité n’est pas obte­nue, un second vote peut alors inter­ve­nir sur le champ. Au cours de celui-ci, la majo­rité des voix des seuls copro­prié­taires pré­sents ou repré­sen­tés est suf­fi­sante (article 24 de la loi du 10 juillet 1965).
    Durant l’as­sem­blée géné­rale, le syn­dic fait voter sur cha­cun des points à l’ordre du jour. Sur le point concer­nant le renou­vel­le­ment du man­dat du syn­dic en cours, les copro­prié­taires qui sou­haitent le chan­ge­ment doivent bien entendu voter contre.
    Pour per­mettre le chan­ge­ment, une concer­ta­tion entre copro­prié­taires est conseillée avant l’AG, et ce, afin que la majo­rité de ceux pré­sents ou repré­sen­tés, vote contre le syn­dic en place. Si la majo­rité requise n’est pas atteinte, le syn­dic aura obli­ga­tion de pas­ser au vote sur la nou­velle pro­po­si­tion que vous avez envoyée.
    Si vous votez pour, le chan­ge­ment de syn­dic est alors acquis. Il sera effec­tif dès le jour de l’as­sem­blée géné­rale.

    II – Après l’assemblée générale, les obligations de l’ancien syndic

    L’an­cien syn­dic se doit de trans­mettre à son suc­ces­seur l’in­té­gra­lité des pièces admi­nis­tra­tives et comp­tables néces­saires au bon fonc­tion­ne­ment de la copro­priété. Une pas­sa­tion régle­men­tée par la loi (article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965) modi­fiée par l’or­don­nance du 30 octobre 2019 ). Aussi depuis le 1er juin 2020 de nou­velles dis­po­si­tions s’ap­pliquent aux contrats de syn­dics conclus ou renou­ve­lés après à l’en­trée en vigueur de l’or­don­nance. Retrou­vez des éclai­rages sur cette réforme.

    Petit tour d’horizon de quelques obligations du syndic sortant

    Il n’est pas tou­jours agréable et confor­table de lais­ser la place à la concur­rence et cer­tains syn­dics peuvent par­fois mettre de la mau­vaise volonté dans le res­pect des pro­cé­dures offi­cielles :

    • Une fiche syn­thé­tique (repre­nant un état de situa­tion de la tré­so­re­rie, réfé­rences des comptes ban­caires…) doit être remise par l’an­cien syn­dic au nou­veau, et ce, dans un délai de un mois. En cas de non res­pect de cette moda­lité, des péna­li­tés de retard (par jour) sont impu­tées direc­te­ment sur rému­né­ra­tion for­fai­taire annuelle du syn­dic (elles viennent alors en déduc­tion lors de l’ar­rêté des comptes). A noter que les coor­don­nées de la banque doivent-être com­mu­ni­quées au nou­veau syn­dic dans un délai de 15 jours (à date de la ces­sa­tion de ses fonc­tions, un mois aupa­ra­vant).
    • Les archives du syn­di­cat doivent être trans­mises au nou­veau man­da­taire dans le délai de 1 mois ( dans un for­mat télé­char­geable et impri­mable). Cela concerne l’en­semble des docu­ments ( y com­pris les docu­ments déma­té­ria­li­sés).
    • L’état des dépenses des copro­prié­taires, ainsi que l’état des comptes des copro­prié­taires doit être fourni dans un délai de deux mois sui­vant l’ex­pi­ra­tion du délai men­tionné ci-des­sus